Арг-дыягностыка, або хто мы зараз

Гэты допіс пісаўся з перапынкамі напрацягу 2х тыдня, якія спратрэбіліся, каб сабраць і прааналізаваць масіў нашых ведаў і досведа пра нас самі, таксама вычленіць асноўны універсум патрэбаў.

Як функцыянуе арганізацыя

Арганізацыя - гэта штучнае фармалізаванае ўтварэнне для дасягнення мэты яе стваральнікаў. Грамадская арганізацыя мае ўнутранае жыццё і знешнюю дзейнасць. Часам знешняя актыўнасць бывае больш, чым унутраная і наадварот. Але так ці іначай і тут працуе закон фізікі. Калі ў арганізацыю не ўкладаць нейкі рэсурс (энергію), яна пачынае патрабаваць яе.

Унутранае жыццё грамадскай арганізацыі складаецца з дзейнасці, накіраванай на пошук рэсурсаў, планаванне, прыняцця рашэнняў: стратэгічных і тактычных, выкананне творчых і руцінных дзеянняў для дасягнення сваіх мэтаў. Знешняе жыццё, як правіла, заўважна для той часкі грамадства, дзе арганізацыя актыўнічае - гэта розныя мерапрыемствы, ствараныя матэрыяльныя або духоўныя аб’екты. Таксама знешняе актыўнасць бачна праз прасоўвання брэнда арганізацыі і пошука фінансавання.

Навошта дыягностыка

Падчас унутранай і знешняй дзейнасці накапліваюцца розныя праблемы. Іх накапленне адбываецца пад уздзеяннем як факратараў унуры арганізацыі (місія, мадэль прыняцця рашэнняў, характар лідэрскага складу, каштоўнасці, гісторыя, звычкі удзельнікаў), знешніх (сацыяльная і палітычныя сітуацыі, паспяховасць дзейнасці, новыя тэндэнцыі ў сферы тэхналогіяў і інш).

Але гэтыя фактары не так хутка можна заўважыць. Таму напрацягу папярэд;ніх гадоў мы рабілі дыягностыку або інтуітыўна камандай, або паспрабавалі яе сабраць з саміх удзельнікаў мерапрыемстваў, такім чынам, накопліваючы звесткі пра саміх сябе і як нас бачаць іншыя.

Што мы рабілі гэтай восенню?

Такая спантанная рэфлексія перастала прыносіць чакаемыя вынікі. Найперш, таму, што за шэраг год мы накапілі шмат дзейнасці, арганізацыя пачала расці: і колькасцю, і якасцю, у тым ліку складанасцю працэсаў унутры самой арганізацыі. 

Таму ў гэтым годзе мы запланавалі дзве адмысловых сустрэчы, прысвечаных дыягностыцы ўнутранага жыцця і прыцягнулі, як мага валанцёраў-удзельнікаў. 

Падчас першай і другой сустрэчы мы праходзіліся праз пытанням анкеты і склалі дыяграму.

У другой частцы гэтай сесіі даягностыкі мы правялі мазгавы штурм на тэму, што магло б быць актуальна для ўнутры арганізацыйнага жыцця, адказаўшы на пытанні: нашыя моцныя і слабыя бакі (палова SWOT-аналіза). 

З атрыманых крыніц паспрабую абаўначыць найбольш важныя на мой погляд моманты.

Праз анкету (2 сустрэчы)

З калектыўных адказаў на пытанні анкеты а таксама іх абмеркаванне на мой погляд можна выдзеліць наступныя найбольш значныя пункты:

1. Удзельнікам арганізацыі патрэбна больш распавядаць пра вынікі дзейнасці, і як гэта дзейнасць змяняе грамадства. Магчымыя рашэнні: гадавая справаздача, візуалізацыя дзейнасці арганізацыі (у прасторы і анлайн), у тым ліку планавання, агульны каляндар, інтрактыўная.
2. Удзельінкі хочуць больш ведаць пра наяўны рэсурс арганізацыі, у тым ліку адзін аб адным для здзяйснення запланаваных мэтаў. Магчымыя рашэнні: адкрытыя профілі ўдзельнікаў (вікі?), міжпраектныя сустрэчы каманд (раз на месяц?), прысвячэнне валанцёраў, анфірмаванне пра магчымасці арганізацыі і даступнасць прасторы.
3. Удзельнікі адчуваюць недахоп інфармацыі датычна патрэбаў мэтавых груп. Варыянты рашэнняў: правядзенне даследванне патрэбаў, улучэнне ў дыскусію ўдзельнікаў, інфармаванне пра праект, візуалізацыя атрыманых вынікаў анлайн і афлайн.
4. Неабходнасць рэгулярнасці аналіза вынікаў дзейнасці, а таксама эфекта дзейнасці для мэтавых групаў у грамадстве, у тым ліку ўспрыняццё арганізацыяй. Варыянты рашэння: Рэтраспектыўны аналіз, Планаванне дадзеных, Гадавая справаздача, анкетаванне і інтэрв’ю ўдзельнікаў.
5. Абазначана вострая патрэба ў кадрах, для развіцця дзейсных накірункаў. Варыянты рашэнняў: прысвечэнні ў валанцёры, пастаянны пошук кадраў праз удзел у мерапрыемствах, дзе тусуюцца патрэбныя кадры, анлайн абвесткі, цікавыя праекты, аптымізацыя існуючых накірункаў.

Што паказаў мазгавы штурм

Згодна другой крыніцы магу вылучыць (Мазгавы штурм  і СВОТ):

1. Варта працягваць інвеставаць час і сілы ў адкрытыя тэхналогіі і выбудоўваць цікавыя праекты на іх базе. Магчымыя рашэнні: новыя пачынанні 1-2 на год, удзел у хакатонах і конкурсах са сваімі праектамі, рапрацоўка сваіх ідэі, даследванні новых. 
2. Інтэграцыя працэсаў арганізацыі і ўвязка іх з місіяй і стратэгічнмі мэтамі.  Павялічвайсць абазнанасць удзельнікаў арганізацыі ў сазлучнасці мэты (ідэі) і дзейнасці (практыкі), гэтым кіравацца ў планаванні і пазіцыянаванні арганізацыі.  Магчымыя рашэнні: правядзенне дня адкрытых дзвярэй, сустрэчы каардынатараў накірункаў, канцэптуалізацыя праектаў для піяра, візуалізацыя дзейнасці арганізацыі.
3. Працаваць над самавызначэннем удзельнікаў для больш устойлівай і доўгатэрміновай супрацы, а таксама большай адкрытасці ведаў і кампэтэнцый кожнага ўдзельніка для каманды. Магчымыя рашэнні: дзень адкрытых дзвярэй, праца з ведамі арганізацыі (вікі?), канцэптуалізацыя накірункаў (апісанне), унутраная дыскісія па каштоўнасцям і глабальных мэтам, планаванне як працэс.
4. Улучэнне ў фандразінг каманды і пастаяннае нагадванне пра важнасць удзелу ў распрацоўцы або рэалізацыі кампаній фандрайзінгу, як мага большай колькасці валанцёраў. Таксама пашырэнне выкарыстання анлайн кампаний праз модуль doika, што павінна зрабіць фінансавую актыўнасць Фаланстэра больш празрыстай. Магчымыя рашэнні: планаванне кампаній фандрайзінга, візуалізацыя актыўнасцей, запуск цікавых праектаў, улучэнне ў планаванне як мага большай колькасці людзей (раз на палову гады).
5. Арганізацыя ўстойлівага працэсу працы з валанцёрамі ў тым ліку сістэмы росту і матывацыі. Магчымыя рашэнні: сумеснае дапаўненне і абмеркаванне існуючага працэса працы з валанцёрамі (вікі-суботнікі), агульныя сустрэчы каардынацыі накірункаў, збор фідбэку па вынікаў супрацы, лтуні выезд на школу Фаланстэра (выходныя у ліпені).

Спадчына

Таксама у нас засталася спадчына з мінулага году, бо мы рабілі план на 2018-2019 год дзе заклалі 5 накірункаў: піяр, валанцёрства, ідэнтычнасць, фандрайзінг і веды. Зараз я паспрабую абагульніць па-кожнаму накірунку.

1. Піяр. Мы факусаваліся на выпрацаўцы больш паслядоўнай камунікатыўнай стратэгіі. Распрацавалі брэндбук Фаланстэра, зрабілі больш бачнымі нашы праекты. Застаецца ў планах павілічэнне базы падпісчыкаў, больш інтэнсіўная прэзентацыя дзейнасці накірункаў і частая камунікацыя з колам прыхільнікаў.
2. Валанцёрства. Працягваецца наладжванне сістэмы працы з валанцёрамі, распрацоўка сістэмы матывацыі, апісаны пакрокава жыццёвы цыкл з валанцёрамі. Чаканні: кожны накірунак ведае, якія спецыялісты патрабуюцца, а таксама маюцца профілі апісаных роляў у камандзе, або праектных крупах. Сазрэла пілатаванне праграмы з замежнымі валанцёрамі (EVS).
3. Ідэнтычнасць. Шмат чаго датычна каштоўнасцяў, місіі і бачання зроблена, таксама вышай апісаныя сесіі арг-дыягностыкі. На павестцы застаюцца апісанне механізма прыняцця рашэнняў у арганізацыі, далучэння, а таксама рэгулярна праводзяцца сустрэчы з новымі удзельнікамі па тлумачэнні місіі Фаланстэра.
4. Фандрайзінг. Напрацягу года мы развівалі найбольш дзве новыя для нас формы фандрайзінга: гік-лаўка і модуль Doika. Чакаўся: пошук ПМ (або рэсурснага мэнэджэра), актыўная праца з грантавымі конкурсамі, а таксама з колам прыхільнікаў.
5. Перадача ведаў. Намячалася у двух накірунках: аўтаматызацыі (CRM + боты) і абмена ведамі з іншымі супольнасцямі. Таксама вызначыны вікі-суботнікі, як сустрэчы па замацаванню практык і ведаў, якія складваюцца і накопліваюцца ў калектыве. Планавалася агульнае мерапрыемства, школа Фаланстэра.

Нарэшце

Такім чынам, бачна, што на сёння ёсць вялікі патрабаванні ўнутранага развіцця арганізацыі на наступныя 2 гады. Застаецца гэтыя патрэбы прыярытызаваць, вызначыўшы найбольш істоныя для нас.

На мой погляд якасна рэалізаваць магчыма каля 4 пунктаў у год. І магчыма 2-3 пункты праанлізаваць і падрыхтаваць да старту. Астатняе пакінуць на іншыя гады, або магчыма, яны будуць задаваьняцца, як спадарожныя з’явы, без вялікава выдаткавання арганізацыйных рэсурсаў.

Што наконт дыягностыкі знешняй дзейнасці?

Дыягностыка накірункаў у нас у большасці выпадкаў адбываецца пры параўнанні запланаванага з фактычным па кожнаму асобнаму накірунку. Напрыклад, Лічбавая мастэрня, мае сваё праблемнае поле, мэтавую групу, а Вікіфікацыя - сваё. 

Пра тое, як мы аналізавалі дзейнасць ЛІчбавай майстэрні і каманды Doika буду раскрываць у наступных допісах блога.